Richard Denny (personalidad reconocida en estos temas a nivel mundial), en su libro “Communicate to win”, da una serie de consejos que, la verdad, dan buen resultado.

Aquí os los dejo por si os pueden ayudar en algo… ya me contaréis…

1.- Define el objetivo de la reunión antes de reunirte. Si no tienes una idea clara de lo que quieres conseguir, lo más probable es que no lo consigas!

2.- Prepara un orden del día. Elabora y distribuye entre las personas que van a asistir a la reunión el orden del día. De esta forma, te será más fácil de controlar las desviaciones, darás a todos la oportunidad de preparar la reunión, conseguirás que todos tengan opiniones propias al respecto y evitarás el indeseado “pensamiento gregario”.

3.- Pregunta a los asistentes a la reunión que temas les interesaría introducir en el orden del día. El objetivo es llevar a la reunión los temas que más os preocupen a todos.

4.- Una vez reunidos, no permitas el debate de temas que no estén estrictamente en el orden del día. Si os liáis con otros temas secundarios, seguro que los principales quedarán sin resolver. 

5.- Avisa a todos con claridad de la hora de comienzo de la reunión y del tiempo que vais a dedicar a la misma. Cuando ponemos un límite de tiempo, la gente suele acortar sus aportaciones y tiende a alcanzar decisiones con más facilidad. Cumple el horario fijado, el que no llega a tiempo… no entra!

6.- Familiarízate con los puntos del debate. Llévatelo preparado, de esa forma evitarás convertirte en un obstáculo y que te tengan que explicar todo.

7.- Intenta que participe todo el mundo. Implica a todos los asistentes, que todos den sus opiniones al menos en los temas que les afecten directamente, de esa forma, nadie saldrá de la reunión con la sensación de que no le han escuchado lo suficiente.

8.- Nombra a un responsable para que lleve a término todas las decisiones que se adopten. Establece fechas límites para el control y los resultados finales.

9.- Redacta un informe de la reunión. Ayuda a marcar el plan de acción

Por último, recuerda que una reunión ha sido productiva si todo el mundo sale con ánimos renovados, inspirados y entusiasmados con nuevos retos.